Standar Pelayanan Administrasi Umum

Administrator | Sabtu, 02 Maret 2013 - 21:55:33 WIT | dibaca: 2143 pembaca

  BAB XVI

STANDAR PELAYANAN ADMINISTRASI UMUM

Pasal 37

(1)

Menerima dan mencatat lembar persetujuan (arahan) Ketua atas surat permohonan audiensi dan acara rapat, permohonan kehadiran sebagai pembicara, undangan dan lain-lain (5 menit).

(2)

Memilah dan menelaah persetujuan Ketua berdasarkan jenis kegiatan dan urgensinya (20 menit) yang terdiri dari:

 

a.

Permohonan audiensi dan acara rapat.

 

b.

Permohonan kehadiran sebagai pembicara, pejabat pelantikan, pemimpin rapat dan lain-lain.

 

c.

Undangan yang bersifat resmi dan tidak resmi.

 

d.

Undangan sebagai pendamping Ketua atau Wakil Ketua Pengadilan Tinggi Agama.

(3)

Menyusun rencana acara berdasarkan skala prioritas (10 menit):

 

a.

Persetujuan atas acara dan kegiatan tersebut ditindaklanjuti dengan memasukkan rencara acara dan kegiatan dimaksud ke dalam agenda kegiatan Ketua.

 

b.

Menyusun seluruh permohonan berdasarkan jenis kegiatan dan urgensi waktunya.

(4)

Melakukan koordinasi (1 hari):

 

a.

Menyiapkan surat undangan – jika diperlukan – dan menetapkan daftar pihak-pihak yang akan terlibat pada acara dan kegiatan Ketua.

 

b.

Melakukan pengecekan dan korfirmasi kepada pihak-pihak yang terkait.

(5)

Membuat susunan acara berdasarkan hasil koordinasi dengan pihak-pihak terkait (1 jam).

(6)

Mengumpulkan dan menyiapkan bahan/materi yang dibutuhkan sesuai dengan rencana acara dan kegiatan yang akan dilakukan (1 hari).

(7)

Melakukan persiapan acara dan kegiatan (1 hari):

 

a.

Melakukan survey, advance dan gladi resik –jika perlu.

 

b.

Mengecek konfirmasi kehadiran pejabat/peserta/tamu.

 

c.

Membuat check list terkait tempat dan peralatan yang dibutuhkan untuk mendukung acara dan kegiatan.

 

d.

Menggandakan bahan/meteri yang akan didistribusikan kepada peserta.

(8)

Pelaksanaan acara dan kegiatan keprotokolan (tergantung durasi acara dalam hitungan jam, hari/minggu):

 

a.

Menunjuk dan menentukan pejabat dan pegawai yang bertugas pada acara dan kegiatan pada hari H.

 

b.

Mengecek ulang bahan/materi dan peralatan yang dibutuhkan.

Pasal 38

(1)

Menyelenggarakan pelayanan penanganan perbaikan atau pengembangan gedung kantor, rumah dinas, serta sarana dan prasarana (1 sampai 10 hari).

(2)

Mendistribusikan surat/berkas dan tindak lanjutnya kepada pihak-pihak yang terkait (5 menit).

(3)

Membuat RAB untuk mendapat pertimbangan persetujuan pelaksanaan (30 menit).